در متن اطلاعيه روابط عمومي سازمان حج و زيارت در خصوص زمان و نحوه پيش ثبت نام براي اعزام به عتبات عاليات آمده است:

متقاضيان تشرف به عتبات عاليات كه مايل به اعزام از مهرماه تا ۱۰ آذر هستند، با رعايت موارد مشروحه و با تكميل فرم مربوطه در سايت پيش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) براي خود و همراهانشان نام نويسي كنند.

شروع پيش ثبت نام از ساعت ۹ صبح روز شنبه 9 شهريور ماه تا ساعت ۲۴ روز شنبه ۱۵ شهريور ماه خواهد بود.

نتايج قرعه كشي روز دوشنبه ۱۷ شهريور ماه بر روي سايت پيش ثبت نام (http://atabat.haj.ir) قابل رويت خواهد بود.

متقاضيان مي‌توانند از طريق پيش ثبت نام گروهي، از ۱ تا ۷ نفره (ثبت نام در اين روش حداقل ۱ نفر و حداكثر تا ۷ نفر مي‌باشد) و يا پيش ثبت نام گروهي، فقط ۳۵ نفره (ثبت نام در اين روش مي‌بايست حتماً ۳۵ نفر كامل باشد) اقدام كنند.

افرادي كه مبادرت به ثبت نام ۳۵ نفره مي‌نمايند درصورتيكه تعدادي از آنها منصرف يا از آن گروه خارج شوند (گروه جديد تشكيل دهند) و عدد گروه به كمتر از ۲۵ نفر تقليل يابد؛ گروه اوليه حذف شده و در قرعه كشي شركت داده نخواهد شد.

فقط ۱۵درصد ظرفيت اعزام مختص اعزامهاي گروهي (گروههاي ۳۵ نفره) است، لذا پيشنهاد مي‌شود براي آنكه از امكان بيشتري براي تشرف بهره مند شويد، در گروههاي حداكثر تا ۷ نفره ثبت نام كنيد.

هر گروه از يك سرگروه و افراد زير گروه وي (همراهان) تشكيل مي‌شود كه لازم است مشخصات كامل سرگروه و اطلاعات اوليه همراهان (كد ملي، نام و نام خانوادگي، شماره شناسنامه، تاريخ تولد) به صورت صحيح در فرم پيش ثبت‌نام سايت درج گردد.

هر نفر فقط يكبار و در يك گروه مي‌تواند (بعنوان سرگروه يا همراه) پيش ثبت‌نام نمايد و چنانچه به هر دليلي هر يك از افراد پيش ثبت نام شده (سرگروه يا همراهان) پس از ثبت نام و دريافت كد رهگيري، خواستار ثبت نام با گروه جديد يا جابجائي اسامي گروه خود باشد مي‌تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و كد رهگيري جديد دريافت نمايد كه در اين صورت اطلاعات ثبت نامي در گروه قبلي حذف خواهد شد.

كدملي و مشخصات كلي متقاضيان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبيق و در صورت مغايرت، اطلاعات موجود در پايگاه ثبت‌احوال كشور مبناي عمل خواهد بود، لذا در ثبت كد ملي دقت مضاعف به عمل آوريد.

باتوجه به اعلام اسامي افراد پذيرفته شده جهت ثبت نام در كاروانها از طريق سيستم ارسال پيام كوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (يا يكي از نزديكان وي) در فرم پيش ثبت‌نام الزامي است.

در صورتيكه تعداد افراد پيش ثبت‌نام شده از ظرفيت اعزام در ماههاي اعلام شده در استانهاي مختلف بيشتر باشد، اولويت تشرف گروهها براساس قرعه تعيين و از طريق همين سايت به آنها اعلام مي‌گردد و افراد مازاد بر ظرفيت حذف خواهند شد.

قرعه كشي و اعزام افراد پذيرفته شده از استان محل سكونت سرگروه (قيد شده در سيستم) صورت خواهد گرفت.

لذا، استان و شهر محل سكونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب نمائيد.
داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل ۶ ماه از تاريخ اعزام ضروري است ضمنا فرزندان بالاي ۱۷ سال نياز به گذرنامه مستقل دارند.

آرمان هیأت